„Vertrauen und Akzeptanz sind unbezahlbar“ – Von der operativen Steuerung zur Ergebnis- & Finanzsteuerung
Unternehmensplanung und -steuerung aus einem Guss. Das klingt für viele Unternehmen wie eine kaum zu erfüllende Wunschvorstellung. Weil die Variablen zu groß, die Märkte zu volatil und besonders die Supply Chain seit einigen Jahren sehr angespannt sind. Und doch ist dies möglich. Dreh- und Angelpunkt ist ein integrierter Ansatz, der unterschiedliche Fachbereiche zusammenbringt. Controller, Abteilungsleiter, leitende Manager und Unternehmenschefs haben damit auf Basis einer einheitlichen OLAP-Datenbank-Sprache und einer modularen Verknüpfung von Bereichen wie Business-Intelligence-Analyse, Unternehmensplanung mit unterschiedlichen Planungsmodellen sowie Konzernkonsolidierung einen ganzheitlichen Blick auf alle relevanten Prozesse im Unternehmen.
Welche Benefits ergeben sich aus dem Einsatz von Unternehmensplanung und Konzernkonsolidierung Software?
Um von der operativen Steuerung hin zu einer Ergebnis- und Finanzsteuerung zu gelangen, ist es erforderlich, dass alle Unternehmensbereiche auf ein einheitliches Datenfundament aufbauen. Dafür muss es bereits im operativen System ein konsequent aufgesetztes Prozessdesign geben. Ziel ist eine hohe Datenqualität, auf deren Basis Unternehmen schnell und einfach maßgeschneiderte BI-Lösungen entwickeln werden können.
Ein Kunde, den elKomSolutions seit vielen Jahren begleitet, ist Vetter Pharma aus Ravensburg. Startpunkt der Zusammenarbeit war das Controlling. Das bisherige Verfahren zum Erstellen von Berichten erwies sich als zu zeitaufwändig und innerhalb von Excel unflexibel. Mithilfe von elKomSolutions stellt Vetter Pharma jetzt die relevanten Daten für alle Unternehmensbereiche einfach und tagesaktuell bereit.
Das Unternehmen hat beim Design von operativen Prozessen im ERP-System von Anfang an die Steuerungslogik und die dafür notwendigen Daten in der BI-Welt gedacht. Armin Rauch, Vice President Controlling Systeme & BI, erinnert sich: „Unser Ansatz war stets, die Daten und Prozesse im operativen System so zu designen, dass nachher auch wirklich schnelle und einfache BI-Lösungen darauf aufsetzen können. Das vereinfacht und beschleunigt die Anbindung unserer IBM-Umgebung. Für uns ist immer wichtig gewesen, Ergebnis- und Finanzsteuerung sowie die operative Steuerung mit einer identischer und konsistenten Datenbasis zu machen.“
Automatisierte Unternehmensplanung und Konzernkonsolidierung bei Vetter Pharma
Ergebnis- und Finanzsteuerung mit identischen Daten
Die Unternehmensplanung beginnt in vielen Unternehmen mit einer operativen Jahresplanung im Herbst des Vorjahres. Die ist aber häufig schon am Ende desselben Jahres überholt, weil die Marktdynamik die Nachfrage zu stark verändert hat. Hier kommt das rollierende Forecasting zum Tragen, bei dem monatlich mit aktuellen Daten die nächsten 24 Monate betrachtet werden und damit Planabweichungen identifiziert werden können. Notwendig ist es hier z.B. dafür die Sales & Operations-Planning mit der Ergebnissicht zusammenzuführen. Hieraus ergeben sich wichtige Informationen für die Gesamtergebnis- und Finanzplanung. Zum Erstellen dieser Teilpläne dienen die Tools der BI-Plattform IBM Planning Analytics TM1 in Kombination mit elKomPLAN, welche die Daten aus den operativen, transaktionalen Systemen erhalten.
Damit soll zum Beispiel erkannt werden, wie sich Produktmix-Veränderungen von der Marktseite auf ein Unternehmen auswirken. Um diese Entwicklung zu erfassen, gilt es, die Informationen bis in die rollierende Ergebnisrechnung zu analysieren. Mit den Lösungen von elKomSolutions werden diese operativen Daten nicht nur bereitgestellt, sie werden ebenfalls mittels einer vorwärts gerichteten Buchhaltung in eine Bewegungsbilanz überführt. Eine operative Jahresplanung ist jedoch deshalb nicht überflüssig. Diese muss vielmehr auf Basis von Zielwerten und einem Top-Down-Ansatz entstehen. Es geht darum, die Lücke zu identifizieren zwischen Bottom-up-Forecast und Top-down-Planung, um effizient steuern zu können. Aber auch hier unterstützen Funktionen in der BI-Lösung – wie z.B. Kopierroutinen zur automatischen Datenübernahme aus dem rollierenden Forecast und Management-Adjustments – um die operative Jahresplanung schneller und mit weniger manuellem Aufwand zu erstellen.
Das monatliche Forecasting erlaubt nicht nur eine genauere Unternehmensplanung, sondern auch rückblickende Analysen. Die jeweiligen monatlichen Stände, wie die des Operations Planning, werden in elKomBI über ein entsprechendes Statuskonzept gespeichert, sodass sie für nachträgliche Analysen verwendet werden können. Die veränderte Nachfrage auf der Vertriebsseite zu identifizieren und die Auswirkungen auf die Produktionsseite nachvollziehen zu können, bietet zudem ganz andere Steuerungsmöglichkeiten, wenn diese Daten Monat für Monat vorliegen, statt nur jährlich.
Für ein rollierendes Forecasting stimmt Demand-Management bis zum 20. des laufenden Monats – in so genannten Demandcalls – die Markt-Nachfrage bestehend aus den laufenden Aufträgen, Kundenforecasts und Markteinschätzungen ab, um daraus auf der Supply-Seite, also der Produktion und den nachgelagerten Wertschöpfungsschritten, eine Grob- und Feinplanung zu starten. Diese Daten, die allesamt auf einer einheitlichen Basis aufsetzen, werden aufbereitet und dem Management bereitgestellt, das die Entscheidung über Eingriffe bei der Produktionskapazität oder dem Aufbau von Ressourcen trifft. Ein solcher integrierter Vertriebs- und Produktionsplan reicht bis in die Materialverfügbarkeitsplanung hinein. Zeichnet sich hier ein Engpass ab, kann z. B. der Produktionsplaner noch einschreiten, was in Zeiten angespannter Lieferketten sehr wichtig ist.
Integrierte Unternehmensplanung & -steuerung schafft Transparenz und Vertrauen
Mit einem konsequenten Prozessdesign im operativen System wird frühzeitig eine hohe Datenqualität erreicht, anstatt sie weiter hinten im Prozess mit Analytik- und den BI-Funktionen zu erzeugen. Die Integration aller Fachbereiche über die einheitliche Datenbasis und die Software von elKomSolutions ebnet den Weg zur einheitlichen Unternehmenssteuerung einschließlich Rolling Forecasting. Das Verwenden identischer Zahlen und einer identischen Datenbasis sind sehr wichtig. Das Vertriebsmanagement findet genau die gleichen Umsätze und Produktmix-Zusammenstellungen in ihrem operativen Teilplan wieder, der sich in einer Gewinn- und Verlustrechnung auf der Umsatzseite widerspiegelt. Diese Einheitlichkeit schafft Transparenz.
Diese hohe Integration schafft zudem Akzeptanz und Vertrauen ins Management. Die Tools von elKomSolutions erlauben auch technische Neuerungen wie z. B. interaktive Dashboards, die noch besser auf die Anwenderbedürfnisse im Unternehmen zugeschnitten sind. Vetter Pharma hat zusätzlich Reporting Guidelines und Notationskonzept überarbeitet und ein interaktives Ebenenkonzept im Dashboarding ausgerollt. Mit Erfolg:
„Wir haben hier fast eine Vervierfachung unserer Zugriffszahlen erreicht. Wir konnten nochmal die Akzeptanz im Management mit diesen zentral bereitgestellten Steuerungsinformationen steigern. Die Akzeptanz und das Vertrauen, was durch die Transparenz im gesamten Unternehmen entsteht, ist meiner Meinung nach unbezahlbar“, so Armin Rauch.
Integration als Schlüssel zum Erfolg – Einheitliche Software für Business Intelligence, Unternehmensplanung und Konzernkonsolidierung
Die elKomSolutions GmbH verfolgt seit der Gründung im Jahr 1997 einen integrierten Ansatz. Von Anfang an setzt sie auf die IBM Planning Analytics TM1-Datenbanktechnologie und verbindet mit einer einheitlichen Datenbank auf Basis der OLAP-Technologie bisher getrennte Fachbereiche im Unternehmen. Die Grundidee ist, den Kunden aus kleinen und mittelständischen Betrieben, aber auch Großkonzernen, die Arbeit so einfach wie möglich zu machen. Den Kunden dort abholen, wo er aktuell unterwegs ist, bedeutet aber auch, von Microsoft Excel auszugehen. Denn weiterhin verwenden das vielseitige Tool 95 Prozent der Unternehmen im Controlling, Vertriebs- und Produktionsplanung, Konzernkonsolidierung und Reporting. Es stößt aber an Grenzen, sei es bei Effizienz, Geschwindigkeit und Transparenz dieser Prozesse, sei es bei deren Integration.
Aus diesem Grund hat elKomSolutions modulare Software-Komponenten für die Bereiche Business Intelligence (BI), Unternehmensplanung und Konzernkonsolidierung geschaffen – und entwickelt sie ständig weiter. elKomBI, elKomPLAN und elKomKONS sind eigenständige Lösungen für die einzelnen Teilbereiche. Verbunden über die OLAP-Technologie integrieren sie sich nahtlos und bieten allen Fachbereichen direkten Zugriff auf alle Daten. Gemeinsam ist ihnen die äußerst schnelle Datenverarbeitung auch bei extra großen Volumina, die Offenheit zu beliebigen Datenbanken operativer Systeme u. a. aus dem ERP- und FiBu-Umfeld, die hohe Flexibilität und Anpassbarkeit – ohne dass dies externe Mitarbeitende übernehmen müssen – sowie ein einheitliches Frontend für Controlling, Planung und Konsolidierung. Und natürlich kann Excel weiterhin eingesetzt werden, was den Schulungsaufwand für Abteilungen, die Excel z. B weiterhin zur Dateneingabe verwenden können, niedrig hält.
Die Lösungen bilden eine ganzheitliche, modulare Softwareplattform für Analyse, Reporting, Planung und Konsolidierung, kurz für eine integrierte Ergebnis- und Finanzsteuerung. Durch die Integration in die operative Welt wird zudem das klassische Performance Management identisch von der Herangehensweise, Methodik und Datenbasis her. Anders gesagt: Planung, Forecasting, Konsolidierung, aber auch Ist-Reporting sind immer aus einem Guss.
Weitere spannende Projekte von mehr als 150 zufrieden Kunden sowie umfassende Details zu unseren Lösungen finden hier.
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